第五讲 干部人事档案的利用和转递

　　一、干部人事档案的利用
　　（一）干部人事档案利用原则
　　干部人事档案查借阅工作，指的是干部人事档案管理部门以所保管的干部人事档案为基础，通过一定的方式和方法，为社会各方面提供服务的工作。查借阅档案的原则是：严格管理、安全保密、程序规范、方便利用。
　　严格管理，指查借阅制度要明确规定可以查借阅档案的单位范围，规定可以查借阅档案的事由，对查档人员的身份、级别等做出相应限制。
　　安全保密，指涉及党和国家秘密的信息必须严格保密；组织内部掌握的信息需要严格保密；干部个人的私密信息不能扩散。
　　规范程序，指查档人员首先要在本单位履行报批手续，由本单位领导对是否需要查档、查阅哪些档案内容进行把关，按照要求进行签批并加盖印章；管档部门对查档需求要进行审查，确保符合规、手续完备，并按程序报领导批准后提供相应查阅服务。
　　方便利用，指不能过分强调安全保密而限制利用。
　　（二）如何填写查借阅审批表
　　查借阅档案审批表要填写包括查档对象、查档人员、查档事由、和查档单位意见等5栏，简单的讲，就是要写清楚查谁的档案、谁来查、为什么查、查什么内容，以及谁批准查。对于省管干部档案，省委组织部档案室审核的重点包括：是否确需查阅，查档事由和查档对象、查档内容是否一致；查档人员身份是否符合要求；复制档案材料的要求是否明确合理；查档单位领导签字和盖章是否符合规定。
　　制作、填写查档审批表常见问题包括：
　　1.使用不规范的查档审批表
　　对没有查档审批表（陕组发[2008]37号文件后面附的那个表），只带介绍信来我部查档的，或者查档审批表制作、填写不规范的，按规定一律不予受理，并且要求查档单位重新办理手续。
　　2.“查档对象”栏填写不规范
　　“查档对象”栏的“姓名、单位、职务、政治面貌”四项都必须填写齐全。查档对象在三人以上时，应另起一页，附上名单，写清楚“姓名、单位、职务、政治面貌”等内容，在名单上还必须加盖公章以证明有效。
　　3.“查档人员”栏填写不规范
　　（1）查档人员没有认真填写
　　查档人员姓名、单位、职务、政治面貌等内容必须填写齐全；查档人员在3人以上时，应该另页附上名单，写清楚“姓名、单位、职务、政治面貌”等内容，在名单上还必须加盖公章以证明有效。
　　（2）查档人员所属单位不在可查档的单位范围内
　　可以查档的单位主要是拥有相应干部管理权限的干部主管或协管单位，以及干部人事关系所在单位。另外，根据查办案件等工作需要，根据本地区本部门干部档案利用工作的有关规定和上述业务工作的具体情况，纪检（监察）、检察、审判部门也可以办理相关查档事宜。
　　属于查借阅单位范围之外的单位和个人，确需查档的，必须按照隶属关系或人事关系，由上述有查档权限的单位代为查阅。民主党派机关需要查借阅省管干部档案的，应经过统战部批准后来组织部办理。注意，档案部门只能证明档案中有无某项事实的记载和如何记载，不能对某个问题下结论或附加结论，也不能擅自对档案材料作出解释。
　　（3）查档人员不符合要求
　　查借阅省管干部档案必须二人以上，查档人员必须是中共党员和查借阅单位正式干部。因办理案件查借阅中管干部档案，查借阅人员还必须是案件主办单位的干部。查档人员不能是干部本人，并与干部没有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲和近姻亲关系。
　　4.“查阅事由”栏填写不规范
　　查借阅事由主要包括：一是干部考察、任免、调动、政审、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作。二是办理案件。办理案件的主体专指各级纪检监察、检查，审判部门，其它单位不能以此为由查阅干部人事档案。三是办理社会保险、公证。这里注意的是，一般不允许社会保险、公证部门直接查阅干部人事档案，而是由干部人事关系所在单位的组织人事部门代为办理，并且主要提供查阅服务，不借出档案。四是经省委或省政府批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记，举办展览或纪念活动。
　　“查借阅事由”栏填写不规范问题主要包括：一是不填写查档事由；二是笼统填写“工作需要”之类的含混表述。三是查借阅事由与查档单位的职能不相匹配。上述三种情况一律不予办理。
　　5.“查档内容”栏填写不规范
　　查档内容栏需要填写的内容一是需要查阅哪些档案材料，二是利用方式。常见问题包括：一是填写查档内容过于笼统。这里必须要写明要查阅材料的内容，但可以不列出具体材料名称。如果需要复制，就必须事先在“查档内容”中详细列出材料明细。二是没填写利用方式，省管干部档案一般有查阅、借阅、复制三种利用方式。借阅档案和复制档案材料必须在“查档内容”栏内注明，并说明理由。未写明利用方式的，只能提供查阅。
　　6.“查档单位意见”栏签批不符合要求
　　这一栏由查档单位负责审批查档事宜的领导签名并加盖相应印章。过去常见问题是：一是有的单位降低了审批领导规格，由没有审批权限的同志签字；二是印章不符合要求，37号文件规定：一是查阅省管干部档案，各市由市委组织部部长签字，盖市委组织部印章；省委、省政府机关各部门、各厅局、各人民团体，由党组（党委）分管组织人事工作的领导签字，盖党组（党委）印章；省管各企、事业单位，由党委（党组）主要负责人签字，盖党委（党组）印章。二是因办理案件查阅省管干部档案，省纪委（监察厅）由负责审查该案件的业务室的分管领导签字，盖省纪委（监察厅）印章；省法院、省检察院及其受托办理案件的各级法院、检察院，由省法院、检察院案件办理部门的分管院领导签字，盖省法院、省检察院印章。
　　（三）几个注意事项
　　1. 查借阅单位须在《省管干部档案查借阅审批表》签批之日起三个工作日内到我部查阅，并事先与我部干部档案室联系。
　　2. 查借阅人员须持有《省管干部档案查借阅审批表》和本人有效工作证件。
　　3. 我部干部档案主管部门在对《省管干部档案查借阅审批表》及有关材料进行审核，并按程序报分管领导批准后，方可提供相应的查借阅服务。
　　4. 现职省管干部档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复印的，须事先在《省管干部档案查借阅审批表》中列出需要复印的材料明细，并经我部干部档案主管部门批准后方可复制。摘抄、复制的档案材料，须经档案室审核批准后办理登记手续。
　　5. 省管干部档案一般不予外借。因治丧等特殊情况需借出使用的，必须履行审批、登记手续。借出档案必须在两周之内归还。
　　（四）查借阅档案纪律
　　1. 任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系及近姻亲关系的省管干部档案。
　　2. 查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布省管干部档案内容。
　　3. 查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严谨涂改、圈划、污损、抽取、撤换、增添档案材料，未经我部批准不得复制档案材料。
　　4. 借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
　　二、干部人事档案转递
　　（一）干部人事档案转递工作概念和要求：
　　干部人事档案转递工作是指干部所在单位或主管部门发生变化后，干部人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位干部人事档案管理部门的一项工作。
　　1. 合格。具体来说，各地各部门要按照干部档案审核整改的要求，制定干部人事档案质量标准，档案转出单位要按照标准，把握信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范的要求，对需要转出的档案严格进行审核，对不符合要求的档案认真进行整改。特别是转出的干部档案必须齐全完整，不得扣留材料或分批转。档案接收单位要按照干部人事档案接收标准，对接收的档案严格审核、评分。不符合接收要求，接收单位要及时向转出单位反馈存在的问题并将档案退回整改。整改合格后，转出单位再将档案转给接收单位，接收单位管档人员复查合格，才能报本单位分管领导审批后入库。
　　2. 及时。《干部档案工作条例》明确规定：“干部工作调动或职务变动后，干部档案应及时转给新的主管单位。”新任省管干部正式任职后2个月内，将其档案报送省委组织部。接收单位应在收到档案半个月内完成档案审核工作，并将审核发现的问题反馈给档案转出单位；档案转出单位要在接到反馈问题通知之日起15日内整改完毕，并将整改后的档案或补充材料转给接收单位。
　　3. 安全。干部人事档案必须严密包封，通过机要交通转递或派专人递送，严禁邮寄或交干部本人自带。接收单位发现档案有拆封痕迹的，要会同干部原单位上级主管部门进行调查核实，对违反转递规定，造成档案丢失或出现抽取、更换档案材料等造假行为的要严肃追究当事人和有关管档人员责任。
　　4. 规范。按照《干部档案工作条例》规定，县及县以上各组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。转递干部人事档案，要严格履行相应的审批、登记程序，包括：转出档案必须报本单位分管领导审批，经批准转出的档案要详细进行登记；转递干部人事档案必须统一填写“干部档案转递单”。接收单位对转来的档案审核无误后，应在干部档案转递单的回执上签名盖章，立即退回原单位，逾期一个月未退回，档案转出单位要进行催问，以防档案丢失。
　　（二）干部人事档案的归属与流向
　　《干部档案工作条例》第四章十四至十八条，对干部死亡、辞职、退职、自动离职、被辞退、开除公职、受刑事处分或劳动教养、出国不归等情况下档案的归属与流向做出了明确规定，包括：一是干部死亡以后，其档案由原单位保管五年后，移交本机关档案馆保存，并对各级别干部档案保存期限做了规定。二是干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由原管理单位保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转至人事部门所属的人才流动服务中心保管。干部被开除公职后，未就业的，其档案由原管理单位保管；另就业的，其档案转给有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管，干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原管理单位保管。刑满释放和解除劳动教养以后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管，干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由原管理单位保管。三是2009年中组部和人事部联合印发了公务员辞去公职和辞退的试行规定（人社部发[2009]69、71号），其中对档案流向也做出了明确规定，即：公务员辞去公职或者被辞退后，应当在就业单位报到后三十日，按照干部人事档案转递的有关规定，将档案转至有关的组织人事部门保管；在九十日内未就业或者重新就业单位不具备保管条件的，按照流动人员人事档案管理的有关规定转递档案。
　　（三）新任省管干部档案报送要求
　　1. 干部档案管理单位应在新任省管干部正式任职后2个月内报送档案。任职时间的计算方法包括：由党委（党组）决定任职的，自党委（党组）决定之日起计算；由党的代表大会、党的委员会全体会议、党的纪律检查委员会全体会议、人民代表大会、政协全体会议选举、任命的，自当选、任命之日起计算；由人大常委会或者政协常委会任命或者决定任命的，自人大常委会、政协常委会任命或者决定任命之日起计算；由党委向政府提名由政府任命的，自政府任命之日起计算；由理事会、协会及其他群众团体会议选举、任命的，自当选、任命之日起计算。
　　2. 报送新任省管干部档案时，要一并报送档案目录（Excel格式电子版），并按接收标准（陕组发2008[36]号文件）进行审核，审核合格后，填写干部人事档案报送单（报送单电子版课后拷），干部档案遗留问题须详细列出。《新任省管干部档案报送单》由报送单位组织人事部门分管领导签批并加盖组织人事部门公章。
　　3.必须使用中组部指定的新型档案卷夹，卷夹规格28*20.5*2.8cm。通过机要邮寄的档案收件人应准确填写：陕西省委组织部干部信息管理处干部档案室。
　　4. 对存在问题的档案，须在15日内整改完毕并重新报送。我部依据《接收标准》，对新任省管干部档案严格审核验收，评定优秀、合格、不合格等次，并通报各地各部门。