第四讲 干部人事档案材料的审核整改

　　干部人事档案审核整改是指各级管档单位根据相关政策文件规定，针对干部档案缺少材料、信息不准，整理不规范等问题，对所管理的干部人事档案进行审核，对存在问题进行整改，以加强干部档案管理，提高干部档案质量的活动。
　　一、干部人事档案内容方面存在的主要问题
　　一是信息不真实，二是普遍缺材料，三是制作不规范。存在上述问题的根源在于：档案工作思路有偏差，忽视内容建设；制度方面缺乏监督处理措施；部分管档人员素质不高；形成材料不规范，作风不扎实；少部分干部本人价值观扭曲，隐瞒造假。（这里要注意的一点是，我们做了个大范围的统计，交过来的档案，三分之一扣分原因都是任免审批表和考察材料这里的问题，希望引起大家重视。）
　　二、干部档案审核的主要内容
　　干部档案审核的主要内容有四个方面：一是档案内容是否真实；二是材料是否齐全；三是材料填写是否规范、手续是否完备；四是档案整理是否符合要求。
　　（一）四个“单项否决”
　　四个“单项否决”问题包括：“涂改造假”；装错材料；档案中缺少1997年以后副处以上职务的《干部任免审批表》；档案中缺少《公务员登记表》或《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》四种情况。
　　第一，“涂改造假”，指用不正当的方式涂改档案内容，或将虚假材料装入个人档案。对档案材料进行涂改造假，特别是对记载“三龄一历”等重要信息的材料进行涂改造假，会造成工作被动甚至重大失误，必须严肃对待，坚决制止。检查中发现档案涂改造假现象的，对现管档单位一票否决。要注意的是，涂改造假有一定目的性和针对性，档案中一些材料因为填写过程中出现笔误而修改的不能算涂改造假。此外，还有一些涂改造假行为比较隐蔽，从单独的某份材料上看不出来，要注意综合各方面信息来进行分析。
　　第二，“装错材料”，指档案中错装入其他人的档案材料，也就是在档案归档过程中张冠李戴。
　　第三，缺少1997年以后的副处以上职务《干部任免审批表》，注意，这里指的“职务”是指1997年以后发生的任何一个副处级及以上职务。
　　第四，缺少《公务员登记表》或《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》，这是中发[2006]9号文件明确提出的要求，公务员登记表是确认公务员身份的依据，没有就可以直接否定公务员身份，所以必不可少。
　　（二）《检查验收评分表》中20个具体的评分项目：
　　1. 1988、1999年版《干部履历表》。
　　这一项占有8分的分值，其中缺少1988年版《干部履历表》扣3分，缺少1999年版《干部履历表》扣5分。
　　作为能够全面反映干部履历情况的重要材料，1988年、1999年版《干部履历表》是档案中的必有材料。通过两个版本的比较，可以看出干部本人的成长经历。1980年第二次全国干部档案工作会议后，干部档案工作逐渐规范，这两个版本的《干部履历表》都统一布置填写过，都应该存入本人档案。对缺少此类材料的要按以下方法处理：
　　当时在填写范围之内的，要尽量查找、收集；
　　1988年版《干部履历表》确实找不到的，不必补充填写，但要扣去相应分数；
　　1999年版《干部履历表》确实找不到的，需要补充填写。
　　2.《干部履历表》所填信息应真实、准确、规范、完整，1999年版《干部履历表》必须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。
　　这一项占有2分的分值，其中填写不符合要求的，每一项扣1分，如果干部受过处分未如实填写，扣2分。
　　1999年版《干部履历表》是中央最近一次统一布置填写的履历材料，为了确保履历表中记载的内容真实准确，发挥其体现干部基本情况和各种经历的重要依据作用，要求所填写的涉及干部“三龄一历”情况、奖惩情况、培训情况、学历学位情况、职务变动情况等要与档案中相关材料的记载保持一致。在审核工作中，应着重把握以下几点：
　　审核填表人是否按照中央组织部下发的《干部履历表》填表说明（组通字[1999]号）逐项填写；
　　审核本人照片、本人签名、填表时间和组织盖章等项目是否有遗漏；
　　对填写不规范的地方，应按要求进行补充完善。如审核人签字和审核单位盖章两项未履行相关手续的，由填表人当前所在单位组织人事部门负责对《干部履历表》审核后，本人签字，组织盖章。
　　3.大专以上学历学位材料齐全。
　　这一项占有10分的分值，相关材料每缺一份扣1分，扣完为止。
　　完整、真实的学历学位材料能够全面、客观地反映干部的受教育水平和专业特长，为干部人事工作提供有价值的参考信息。根据中央文件规定，按照学历学位高低和类别的不同，对相关的学历学位材料有不同的要求：
　　“文革”以前入学的，档案中须有高校毕业生登记表；“文革”期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度后入学的，大学本（专）科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表，本科毕业的一般还有授予学士学位材料。
　　硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定，参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。
　　博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表，博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定。
　　同等学历申请硕士、博士学位的，须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书（通知单）复印件。同等学力申请硕士1996年开始必须通过国家组织的外语水平考试，1998年开始必须通过国家组织的外语水平考试和学科综合水平考试。
　　党校学历须有学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表。
　　在国（境）外取得学历学位的，要经过国家学历学位认证机构认证，档案中须有国家学历学位认证机构出具的相关认证材料。
　　学历学位的审核工作情况比较复杂，下面我就大家在以往审核工作中遇到较多的几个问题再作一下说明：
　　缺少材料问题：所在单位和干部本人要尽量查找、收集齐全。特别是对各类毕业生登记表，一定要尽量查找，实在找不到原件的，可到学校找复印件，并注明出处。所有材料都查找不到的，方可用学历学位证书的复印件代替，并经发证学校和所在单位组织人事部门认定盖章。一份材料就能够体现其它多份材料内容的，不视为缺少其他材料，也不扣分。如毕业生登记表中包含学生成绩表，如果档案中没有单独的学生成绩表，则不视为缺少成绩表，不扣分。
　　材料分类问题：过去没有要求将反映学历学位内容的所有材料都归在第四类，审核时要注意前后查找。
　　全日制教育和在职教育问题：中央组织部2002年在关于印发新的《干部任免审批表》的通知规定：全日制教育学历学位是指通过全日制教育获得的最高学历，在职教育指通过其他途径取得最高学历。认定工作主要由干部所在单位组织人事部门负责，档案管理部门负责审核学历学位材料是否齐全、手续是否完备。
　　党校学习学历问题：党校学习学历分为两类，一类为国民教育学历，是指经国家教育主管部门批准，纳入国家招生计划并参加全国统一考试录取在党校就读的学生所取得的学历，填入“全日制教育”栏；另一类是党校学历，均填入“在职教育”栏。按照有关规定，各级党校学历在具体填写时，以写实的办法填写。如在研究生、大学或大专学历前加“中央党校”或“省（区、市）委党党校”。需要引起注意的是，各级党校培训、进修一年半以下的，不作为学历填写，可归入培训类。
　　各类成人高等教育学历问题：各类成人高等教育（电大、函大、夜大、职大、干部管理学院等）或通过高等教育自学考试形式取得的学历，填写学历时应具体写明，如“电大本（专）科毕业”、“自学高考大专毕业”等。对此类学历的认定，需把握四点：一是招生学校经教育部备案审定；二是参加全国成人高考，经省级招办审批录取；三是学生入学取得学籍；四是学完全部课程，考试成绩合格。
　　研究生课程进修班学历问题：研究生课程进修班是为在职人员提高业务水平、更新知识的非学历教育教学形式，对课程学习合格者，只能颁发结业证书，不能冠以“硕士学位”、“毕业”等名称。对研究生课程班培训材料，按以下原则处理：凡违反国务院学位委员会办公室关于研究生课程进修班的有关政策和教育部关于学历学位教育的有关规定的材料，不得作为学历教育凭证。研究生课程进修班结业证书和成绩表等作为反映干部培训经历的材料归入档案。
　　干部专修科学历问题：中组部《关于干部专修科毕业学员学历问题的答复》（组厅函字[2003]32号）中指出：干部专修科学制二至三年，属专科层次学历全日制教育。此类学历可以认定为大专学历，填入“全日制教育”栏。
　　“大普”毕业生学历问题：对于1970年—1976年进入普通高等学校的大学生，他们的学制当时规定“普通班暂为2至3年”，学习期满毕业时已由学校颁发了毕业证书，国家承认其学历为大学普通班。因此，“大普”毕业生在填写学历时，应填“大学普通班”。这里提请注意的是，有一部分1977年初入学的也在1970年—1976年这一阶段里。
　　军队院校取得的学历学位问题：可按照国家教委、总参谋部、总政治部联合下发的《关于中国人民解放军院校学历证书实行统一制作和管理的通知》（教学[1995]2号）等文件精神认定。
　　学历学位证书认定问题：几种方法供参考：一是查学校名录。教育部高校学生司编写的《高等教育学历问题咨询手册》；二是查证书式样。普通高等教育自1994年到2000年，成人高等教育自1993年到2000年使用的学历证书均为教育部统一印制，可照此查对；三是网上查询。从2001年开始，各类高等教育各层次学历证书均须电子注册，可上网查询。四是直接向发证学校查证。此外，对国外颁发的学历学位证书的认定，可通过教育部留学服务中心进行评估认证。
　　4.1997年以来参加两个月以上的在职培训的相关材料。
　　本项占有2分的分值,每缺一份材料扣0.5分,扣完为止。
　　《干部任用条例》将干部参加党校培训等作为选拔任用干部的一个条件，作了明确要求，因此，档案中应该有能够体现干部参加各种理论、专业、技能等方面培训情况的材料。1997年以来参加两个月（含两个月）以上理论、专业、技能等方面培训相关材料是审核重点。这些材料可结合1999年版《干部履历表》和《干部任免审批表》所填写的情况进行审核。对缺少的材料要认真查找 、补充。
　　5.评聘专业技术职务（职称）的相关材料。
　　本项占有8分的分值，其中正高级职称以及两院院士材料分值为4分，副高级职称材料的分值为3分，中、初级职称材料的分值均为1分，在检查验收中，缺少应有材料，要相应扣分。
　　在这次审核工作中要求对干部所有不同等级的专业技术材料都收集齐全。需要说明的是，两院院士的审批材料，包括登记表和通知，尽量存原件，凡复印件必须由中科院、工程院盖章。
　　6.通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等职业资格证书的相关材料。
　　本项占有2分的分值。检查验收中，每缺一份扣1分，扣完为止。
　　7．更改出生日期的个人申请、调查报告、证明材料和上级批复。
　　更改出生日期要求档案中必须具有个人申请、所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原始户口底帐、登记卡片、出生证等）、按干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复。
　　本项占有6分的分值，缺少上级批复的扣4分，其他材料每缺一份扣1分，扣完为止。
　　从我们已经办理更改出生日期的事项分析看，主要有以下几种情况：一是虚实岁换算误差造成出生年份不一致。这种情况是由于早期个别干部的年龄以虚岁记年造成的，多发生在建国前出生的干部的年龄记载中。二是阴阳历换算误差造成出生月份或出生年份不一致。同第一种情况类似，也是由于对出生日期的记载习惯不一致造成的，这种情况在各个年龄段的干部中都存在。三是出生日期填写中的笔误。这种情况多是由于在办理干部任免、调动过程中对有关材料的填写不正确造成的。四是个人早期为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意将出生日期提前或拖后填写。
　　中组部发过两个关于出生日期问题的文件，一个是《中央组织部、人事部、公安部关于办理干部退（离）休手续时认定出生日期问题的通知》（组通字[1990]24号）2006年10月以前，已经按照这个文件更改了出生日期的，档案中必须由本人申请、所在党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原始户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件）、按干部管理权限上级党委（党组或组织人事部门）的批复。二是现行文件，即中组部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》组通字[2006]41号文件规定：从2006年10月起，不再办理审批干部本人要求的确定或更改出生日期事项，对个别干部出生日期档案记载和户籍登记不一致的，以最先记载的出生日期为依据。中组部2007年1月印发《关于做好公务员登记中干部档案相关工作的通知》组通字[2007]4号规定，对个别干部的出生日期、参加工作时间等信息，档案记载前后不一致的，应当以干部档案中最先记载的内容为依据。（干部档案中最先记载干部出生日期的材料一般为入团志愿书、高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。）
　　8.更改参加工作时间的上级批复或确认其参加工作时间的文件材料。
　　本项占有4分的分值，缺少上级批复或确认其参加工作时间的文件材料扣4分。（档案中记载干部参加工作时间的早期材料一般为：录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表，以及招生（入伍、招工）政审材料，知青上山下乡证明等。）
　　确定干部参加工作时间主要是按《中共中央组织部、劳动人事部关于确定建国前干部参加革命工作时间的规定》（中组发[1982]11号），《国家教委、人事部、劳动部关于博士生和在职人员考取硕士生学习期间工龄计算问题的通知》（教高[1990]001号），《人事部关于“文革”前赴苏联、东欧留学的本科生学习期间工龄计算问题的通知》（人薪发[1992]11号），《人事部、劳动部1966至1969届大中专毕业生参加工作时间和工龄计算问题的通知》（人薪发[1994]43号）等文件规定办理。凡没有组织批复的视为擅自更改，不予承认。
　　9.中共党员《入党志愿书》和1985年、1990年填写的《党员登记表》。
　　本项占有8分的分值，对于档案中缺少《入党志愿书》且没有按规定补办有关手续的扣8分，缺少1985年、1990年《党员登记表》，每一份扣2分。
　　《入党志愿书》是证明党员身份和党员入党时间的重要材料，填写《党员登记表》是党组织加强党员管理和组织建设的重要举措。因此，档案中应有《入党志愿书》，1985年和1990年填写的《党员登记表》。
　　缺少《入党志愿书》的，要认真查找；确实找不到的，要由其原单位党组织出具证明（需由县级或县级以上党委组织部门审核），证实其党员身份，现所在单位党组织要在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级组织审查同意后，连同原单位党组织的有关证明材料，一并存入本人档案。如果原单位现在已不存在，干部现所在单位党组织在能够确认干部党员身份的前提下，出具书面证明，在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，将补填材料存入本人档案。
　　缺少1985年和1990年填写的《党员登记表》的，要认真查找收集。确实找不到的，由所在单位党组织写出情况说明，但要扣分。1990年由于部分单位未开展党员登记工作而缺少《党员登记表》的，由组织出具书面材料予以说明，不扣分。
　　关于入党时间的审核，要注意不同时期入党的干部计算入党时间的规定不同，其中：1956年9月15日—1969年3月31日，入党时间为党员大会接收为预备党员之日（须经上级批准）；1969年4月1日-1977年8月11日，入党时间为上级批准之日；1977年8月12日—1982年9月5日，入党时间为上级党委批准为预备党员之日；1982年9月6日至今，入党时间为党员大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准）。
　　民主党派成员的入党材料也必须收集归档，缺少的扣8分。
　　10.获县处级以上奖励的材料。
　　本项占有3分的分值,每缺少一份扣1分，扣完为止。
　　缺少审批表等奖励材料的，要认真查找收集，实在找不到或没有审批表的，可找来相关奖状、证书、表彰文件核实后用原件或复印件替代。
　　11.任副处级以上职务后受处分的决定、免予处分的决定、解除行政处分的决定。
　　本项占有6分的分值，每缺一份材料扣3分，扣完为止。
　　任副处级以上职务后受过处分的，应有处分决定（包括免予处分的决定）材料；受开除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除行政处分的决定材料。此类材料要尽可能收集原件，如确实收集不到的，要从文书档案中复印替代。
　　12.任期经济责任审计结果报告。
　　本项占有4分的分值，每缺一份材料扣2分，扣完为止。
　　如果干部档案中没有这类材料，可以通过文书档案复制补充，实际操作中只要求存放结论性审计材料即可。
　　13.1997年前任副处级以上职务的干部任免审批（呈报）表。
　　本项占有8分的分值，每缺一份扣2分，扣完为止。
　　各类任免材料是体现干部任职经历和任职状况的最全面、不可替代的材料，主要表现形式是《干部任免审批（呈报）表》，《干部任免审批（呈报）表》是记载干部任职经历和任职状况、奖惩情况、家庭成员和主要社会关系等方面内容的档案材料。中央对干部任免材料一直有严格要求：
　　如果在检查验收过程中抽查的任何一卷档案中，发现缺少1997年后任副处级以上职务的《干部任免审批表》，视为干部档案审核工作不合格，这也就是我们所说的“单项否决”的情况之一。除此之外，要求1997年前任副处级以上职务的《干部任免审批（呈报）表》收集齐全。对缺少此类材料的，要认真查找，尽可能找到原件，确实找不到的，可通过文书档案卷复制；如当时没有填写《干部任免审批（呈报）表》的，可用任职通知替代。对于复制的《干部任免审批（呈报）表》和任职通知，要注明复制标识和时间，复制时间要按实际复制时间记录，并加盖组织印章。根据《公务员调任规定（试行）》（中组发[2008]6号）要求，2008年3月以后从其他单位调任机关或参照公务员法管理机关的，还必须有《公务员调任审批（备案）表》。
　　14．1997年以来的《干部任免审批表》按规定逐项填写，注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，加盖组织印章。
　　本项占有4分的分值，未按规定逐项填写或填写有误的，本项不得分，未注明批准机关、批准时间和文号，或缺少组织盖章的，每份材料扣1分，扣完为止。
　　2002年的《关于印发新的<干部任免审批表>的通知》（组通字[2002]21号），又对《干部任免审批表》的填写作了明确说明。按照《<干部任免审批表>填写说明》的规定，《干部任免审批表》中的奖惩情况、年度考核情况、任免理由、家庭主要成员及社会关系等栏目不能遗漏，要逐项如实准确填写，同时注明任免职务的批准机关、批准时间，并且有组织盖章。对于手续不完备的《干部任免审批表》，如果要补充相关手续，也要在补填内容旁注明补充标识和时间。
　　这里需要说明的是，为了保持档案的原貌，最新一张《干部任免审批表》必须按照规定逐项正确填写，并且各项手续完备。对以前其他填写不规范、手续不完备的《干部任免审批表》不再要求补填相关内容或完善手续。此外，对归档的公务员登记表也要注意审核。
　　15.提拔任副处级以上职务的考察材料。
　　本项占有10分的分值，1997年以来提拔任职的，每缺一份材料扣3分，其他材料每缺一份扣1分，扣完为止。
　　就目前各单位管理的干部来说，提任副处级以上职务的考察材料依据作用更大，要求收集齐全。对缺少的考察材料要认真查找。有一点需要说明，如果任免材料中有干部现实表现情况和考察情况等内容的描述，档案中没有相应的任职考察材料，不视为缺少考察材料，不扣分。
　　16.1997年以来的干部考察材料应有形成材料的单位（或考察人）和时间。
　　本项占有3分的分值，手续不完备的材料每份扣1分，扣完为止。1997年以后提拔任职的考察材料，形成的手续要完备（必须要有考察人名或者组织印章）。
　　17.1993后的工资材料齐全（或在《工资变动登记表》中有相应记载）。
　　本项占有4分的分值，要求1993以后的工资材料收集齐全，或是在《工资变动登记表》中有相应记载，缺少工资材料且没有相应记载的，每缺一份材料扣0.5分，扣完为止。
　　档案中要有能够连续体现干部工资情况的相关材料。随着工资分配制度的改革和分配形式的多样化，尽管不同地区、不同行业和不同部门的工资形式差异很大，但也应有相应的工资审批材料。有的单位没有形成工资审批材料，通过一份材料记录干部工资的连续变化情况，这种做法不视为缺少工资材料。
　　18.材料分类准确，排列有序。
　　19.干部档案目录的填写要求整齐、清楚，无粘贴涂改，档案目录与档案材料名称相符，材料类序号和页码填写准确。
　　20.技术加工和装订符合要求，无乱孔，无脱页，无损坏文字的材料。
　　（三）强调四点
　　一是必须把干部人事档案的内容作为审核整改工作的重点。对档案中缺少的主要材料必须补充收集归档，对填写不规范、手续不完备的档案材料要补充完善。
　　二是开展审核工作，要坚持严格要求与立足实际相结合的原则。处理干部人事档案中存在的问题，首先要严格掌握标准，同时要注意从实际出发，具体问题具体分析。对主要材料、近期形成的材料必须严格要求，缺少的必须补齐，填写不规范、手续不完整的要重新填写、补办手续；对因为年代久远、机构变化等原因无从查找的材料，或者重新填写亦无意义的材料，则可以说明情况，吸取教训，通过加强制度建设，规范管理，避免类似问题发生。
　　三是在审核过程中，要特别注意对档案中的一些关联材料和关联信息相互印证。对于学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料的审核，可以根据干部本人最新任免材料和履历材料所记载的学习经历、培训经历、任职经历，反向倒查之前的学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料是否齐全，相互印证。
　　四是对于因特殊原因没有及时归档的档案材料，根据材料内容和性质的不同，可以分别采取补充收集、复制和重新制作填写等不同方式整改。
　　1.对于能够查找到原件并收集归档的档案材料，应尽可能收集补充原件，如《干部履历表》、《干部任免审批表》、考察材料、学历学位材料、审计材料等。如果历史原因或特殊原因，工作中没有形成《检查验收评分表》中所规定的材料，可以用性质和记载内容相同的替代材料代替，不主张重新制作。如有的单位在办理任免事项时没有制作《干部任免审批表》，可以用任职通知或其他任免材料代替：比如1988年《履历表》，可以用这一时期的履历表代替。
　　2.对于确实无法找到原件的，可以从文书档案或其他存有材料原件的地方进行复制。
　　3.对必须重新制作的档案材料，一定要严格按规定进行，如补填1999版《干部履历表》要按填表说明填写，补填《入党志愿书》要按照中组部有关重新填写《入党志愿书》的要求进行；对手续不完备的档案材料，能够补办手续的，要在确保档案材料信息真实的前提下，补充完善相应手续。所有复制和补充制作的档案材料，都要注明复制、补制的标识和复制、补制的时间。