第三讲 干部人事档案材料的整理

　　一、干部人事档案材料的整理
　　干部人事档案整理就是把收集起来的材料以个人为单位，按照统一的规则、方法和程序进行系统化，条理化的加工、分类、排列顺序、装订成卷，并在目录中进行登记，在此基础上，不断对档案内容进行补充。
　　1、干部人事档案整理工作的基本要求
　　根据《干部档案整理工作细则》的要求，整理干部人事档案，须做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案都达到完整、真实、条理清晰、实用的要求。
　　正本和副本：正本是由历史地、全面地反映干部情况的全部档案材料（原件）构成，包括十大类材料。副本则是由正本中主要材料的复制件（或重复件）构成，具体包括：第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、干部考核材料；第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；第九类的任免呈报表和工资、待遇，出国审批材料；此外，其他类别如有重复的材料，也可归入副本。概括起来说，副本通常包括一、三、七、九类中的近期主要材料和五、八类中的结论材料。管理范围来看，干部档案正本由干部主管部门保管，副本由主管或协管部门保管；军队干部兼任地方职务的，档案正本由军队保管；地方干部兼任军队职务的，档案正本由地方保管。
　　2、干部人事档案整理的准备工作
　　干部人事档案整理需要作好四个方面准备工作：
　　(1)在整理之前，要组织专人，对所管理的干部人事档案逐卷认真核对，对所缺的材料逐一进行登记，然后向干部所在的单位催收索要，力求档案内容完整、材料齐全。
　　(2)根据整档任务的大小，挑选一些思想素质好、工作能力强的党员干部，进行集中培训，吃透政策精神和业务规定，为开展档案整理工作打牢基础。
　　(3)要准备好整理档案所需的常用工具如：计算机、打印机、打孔机、切纸刀、剪刀、胶水、铁夹、类角号、贴边纸、白衬纸、销毁材料登记表、档案盒等。
　　(4)整理档案场地要安全、保密、便于工作。
　　3、干部人事档案整理应注意的事项
　　(1)整理场所严禁吸烟。为确保档案安全，在整理档案时，不准吸烟。
　　(2)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得在材料上随意添加文字。
　　(3)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定应剔除的档案材料，必须进行登记，填写理由，主管领导审查批准后，视不同情况予以处理。
　　(4)加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露档案内容。
　　(5)整理档案时，不得随便议论档案内容。
　　4、干部人事档案整理的具体步骤
　　(1)检查核对材料
　　对已归档的材料进行认真核对，看其是否具有下列必备材料：
　　一是档案中应有记载参加工作时间的原始材料。如入伍、招工、大中专院校招生入学、毕业分配、录用干部的登记表和审批表。
　　二是反映干部政治状况和德才表现的材料。是中共党员、共青团员的，应有加入党团组织的志愿书等材料；1985年以前加入中国共产党的应有1985年和1990年的党员登记表；97年以来担任副处级以上职务的干部任免审批表和调级考察材料。
　　三是反映干部经历、工资、待遇及其变化的材料，包括近期的干部履历表；每次职务变动的任免呈报审批表；每次工资变动的工资调整审批表；职级待遇变化的呈报审批表；参加党校正规学习培训的，应有培训材料（学员登记表、结业鉴定表）。
　　四是检查档案材料是否齐备。核对材料主要通过新老履历表来核实。通过不同时期填写的履历材料核对其加入中国共产党、参加工作时间和出生年月、学历（学位）等项内容有无改变。改变了入党和参加工作时间的，应有组织审查批复的材料；改变了学历（学位）的，要有学籍材料（入学登记表和毕业生鉴定表、学科成绩表等，“文革”前学习毕业补发的学历证明），未经国家教育部门承认的学校所发的、未经审核的学历（学位）证书（复印件）不能归档。经核对，发现应归档材料暂缺时，应按形成材料的线索，向有关部门催收或要求其补办。
　　(2)归类排序
　　按照《干部人事档案工作条例》的规定，干部人事档案由十类材料构成。
　　第一类：履历材料。
　　主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。
　　1）88、99干部履历表；
　　2）职工、教师、医务人员、军人、学员、学生等各类属于履历性质的人员登记表、简历表；中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员的简历，本次明确归入第一类。
　　第一类的材料要注意：所有干部履历材料都必须经组织审查或签注意见。
　　第一类材料的排列顺序，应按材料形成的时间先后顺序排列。装订时要将《干部职务变动登记表》排在　　第一类材料之前，但不需要登记目录。
　　第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。
　　本类材料包括；
　　1）干部本人历次所写的自传和属于自传性质的材料；
　　2）本次新增报告个人有关事项的材料；
　　需要说明的是，本类材料必须是干部本人撰写的，经组织审阅同意归档的。
　　第二类材料按照材料形成时间的先后顺序排列。
　　第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。
　　本类的材料包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。
　　归入第三类的材料要注意：所有的鉴定、考察、考核材料都应有组织或组织负责人签署的意见并盖章；鉴定会记录、座谈记录不归档；年度考核材料要归档；“文化大革命”期间群众组织写的材料不归档。本次新规定：干部任免审批表及相应的考察材料或表现材料归第九类。
　　第三类材料按材料形成时间的先后顺序排列。
　　第四类：4-1学历学位材料；4-2职业（任职）资格材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料；4-3反映科研学术水平的材料；4-4培训材料。
　　归入本类的材料包括：
　　1）高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，研究生推免生登记表，专家推荐表；
　　2）入学考试各科成绩表，学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；
　　3）选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；
　　4）国务院学位委员会、教育部授予单位出具的国内外学历学位认证材料；
　　5）为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记表等材料；
　　6）职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格登记表复印件，教师资格认定申请表等材料；
　　7）专业技术职务任职资格审批表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料；
　　8）反映科研学术水平的材料。                              
　　过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次统一调整到第四类。同时要注意：成人入学登记表必须有干部所在单位的盖章。在学习经历中各种考试试卷、论文、设计作业不归档。
　　第四类材料分为四类后，在每一二级类目下按材料形成时间的先后顺序排列。
　　第五类：政治历史等有关问题的审查材料
　　归入第五类材料包括：
　　1）上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；
　　2）本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；
　　3）撤销原审查结论的材料；
　　4）各类政审表。
　　5）计算连续工龄审批材料；更改（认定）姓名（过去是归第一类，此次调整到第五类）、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料；“三龄一历”认定材料（本次也明确归第五类）。
　　归入第五类的材料要注意：一是对有关问题审查后需形成结论意见的，其材料应当是系列完备的。如对于干部政治历史的审查，应有上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告、证明材料、本人对结论的意见、检查交代材料；干部更改年龄、参加工作时间等基本情况的，应有本人的申请、组织审查认定的通知或批复、调查证明材料；如了解干部家庭成员、社会关系情况的证明材料应有干部所在单位党组织批准意见并盖章后方可归档。二是在审查过程中形成的非正式的调查报告、证明人已写过证明材料的谈话记录、同一证明人多次写的内容重复的证明材料、不能起直接作用的调查材料和摘录的资料、调查提纲、调查线索不归档。
　　第五类材料应按“批复（决定）—结论—本人对结论的意见—调查报告—证明材料—本人交代”的顺序排列。
　　第六类：加入党团的材料本类材包括：
　　1）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；
　　2）中国共产主义青年团入团志愿书；
　　3）加入或退出民主党派的材料。
　　归入第六类的材料要注意：如果入党申请书有多份的，则应选择最近的1份归档；如果没有转正，入党志愿书和入党申请书，由干部所在单位党组织保管转正后归档。入党入团过程中召开的群众座谈和党小组、支部大会记录、思想汇报不归档。被开除、取消预备党员资格后的入党、入团志愿书仍归本类，在封面上注明处理的时间和批准组织，有关的处理材料按其性质分别归入五类、八类。
　　第六类材料排列顺序，应按入团、入党、入民主党派的顺序排列，志愿书放在各自材料的前面，其他材料按时间顺序排列。
　　第七类：表彰奖励材料
　　县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；享受政府特殊津贴材料此次统一规定作为奖励材料；撤销奖励的有关材料。
　　归入第七类的材料要注意，没有批准单位的任何奖励材料不归档。
　　第七类材料归档的排列顺序，按材料形成时间的先后顺序排列。
　　第八类：干部违犯党纪、政纪、国法等材料
　　归入本类的材料包括：
　　处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
　　归入第八类的材料要注意：未经调查核实的检举揭发材料不应归档。给予处分的，应按处分形成的材料体系排列，即上级批复—结论或处分决定—本人对结论和处分决定的意见—调查报告—本人检讨或交待材料；有证明材料的排在本人检讨之前，其证明材料应按调查报告所述问题的顺序并根据每份材料所证明的主要问题相应顺序排列；经复查以对原结论、处分决定撤消改正的，可将改正结论或决定放在前，原结论放在后。
　　第八类其他材料按材料形成时间的先后顺序排列。
　　第九类：工资、任免、录用、出国、退离休材料和参加党代会、人代会和各类群团代表会议形成的材料。主要包括：
　　1）招工、录用、招聘、续聘、军人转业（复原）安置、退离休材料，辞职、辞退，罢免材料；
　　2）转正、定级、晋升、升级等各种工资变动登记表；
　　3）干部职务任免、调动、延长退休年龄、明确待遇等审批表，公务员过渡、登记表、《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》统一规定在第九类（教师资格过度审批表归入四类）；
　　4）兵役入伍登记表、审批表军衔评定、审批表，没有入伍审批表则将入伍政审表从五类抽出，归九类；
　　5）因公出国审批表，在国外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
　　6）当选县团级以上的党代会、人代会、政协会议、工青妇等团体代表会、民主党派代表会的代表登记表。
　　归入第九类的材料要注意：本类材料都需要有呈报审批程序，没有完整审批手续的材料不能归档。由于历史原因，1996年以前的任免文件可归入任免文件复印件，1997年以后任免职务的任免表要统一规范填写《干部任免审批表》。
　　第九类材料的排序，应按以下四类分开，一是工资材料；二是任免材料；三是出国、出境材料；四是参加会议代表登记证等其他材料，然后在每一二级类目下按照时间顺序排列。
　　第十类：其他可供组织参考有保存价值的材料
　　这类材料是对前面九类材料的补充，是具有参考和保存价值的材料。归入本类的材料包括以下几个方面：
　　1）录用体检表、反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；
　　2）生平材料，非正常死亡的调查报告等；
　　3）干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料。
　　归入十类的材料要注意：党外人士在过去运动中写的交心检查材料不归档；独生子女证、结婚证书等材料不归档。
　　第十类材料的排列顺序，应按材料形成时间的先后顺序排列。
　　在实际工作中，我们常常会遇到这样的问题，一份内容涉及几个类别的材料到底归入哪一类准确呢？按照《干部档案整理工作细则》的要求：内容交叉的材料，应根据材料的主要内容或用途确定类别，具体规定是：
　　①以自传为主的履历或简历表归第二类。
　　②学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类。
　　④教师资格审批表归第四类。
　　⑤享受政府特殊津贴材料归第七类。
　　⑥中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。
　　（3）技术加工
　　干部人事档案的技术加工是为了便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，而对一些纸张不规则、破损、卷角、褶皱等不符合归档要求的材料，在不损害文字内容，保持档案历史原貌的前提下，区别情况，对其外在形式进行技术处理。
　　技术加工时，要注意以下几个问题：
　　1）凡是材料中的订书针、大头针、回行针等金属物都要取掉；材料的上部粘连的部分应打开，材料外部封口的边沿不应切断。
　　2）贴边、衬托应贴补在材料的左边，横向的材料必须顺过来；所有材料不应反面装订，正面文字和标题必须保持在正面，而且都要顺装；
　　3）必须以单行材料为基础进行加工，不得将多份材料一起加工；对较厚的材料加边时，所加的页数必须和材料的页数相同，厚度一样。
　　4）对超出A4规格的材料，在不损害文字的条件下，可进行剪裁，对不能剪裁的材料，要进行折叠；又长又宽的采取横竖交叉叠，折叠时应将材料向里稍靠一点，不要与其他材料对齐，以防折叠处磨破。
　　5）使用的胶水或浆糊必须要防虫，不能腐蚀纸张，裱糊后的材料要凉干，不能高温烫烤；
　　6）不得增加无用衬纸保持材料平整洁净，加工质量要精益求精。
　　技术加工有以下几种方法：
　　①复制。
　　档案材料载体变质，字迹褪色、模糊不清以及用复写纸、圆珠笔、铅笔书写的，随着时间的推移变得模糊不清，不能长期保存的材料，都需要进行复制。复制的方法：手描抄写、打印、复印等，在实际工作中可根据不同情况选择不同的方法。复制的要求：忠实于原件（不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改）、复制后的材料要清晰、复制件应附在原件后，与原件作为一件。     
　　②修补和托裱。
　　修裱是保持档案原貌，延长档案寿命，主要适用于档案遭到损坏，出现孔洞、残破、折叠处断裂以及纸张脆薄，纸面过小的材料。
　　档案修补技术包括补缺和托补。
　　补缺将有字的一面朝下平放,在洞眼或残缺处周围均匀地涂抹上胶水,选用颜色、纸质和大小相当的纸片轻轻贴上去用手掌按平即可。托补主要是加工被揉皱或者断裂损坏的材料，在揉皱或者断裂损坏处均匀地刷上胶水，选用合适的纸条或衬纸进行贴补。
　　常用的托补方法有以下几种:
　　第一种方法是：开天窗托补法。适用于材料小于16开纸，双面有文字的单页材料视材料大小，在衬纸上开一与之相适应的天窗，将材料四边空白处刷上胶水贴于开窗处，以不盖住文字为宜。
　　第二种方法是：平面托裱法。适用于单面有文字，小于16开，纸张脆薄的单页材料。可将材料贴在衬纸正中间或右下方留一定边缘为宜。不要靠上方和装订线一边。这种方法还适用于合页式，正反面都有字且页面较小的材料，对这种材料可在合页处贴一纸条粘贴在衬纸上。
　　第三种方法是：横卧鱼鳞托补法。适用于页面小且一份数页的材料。先将最后一页贴在衬纸上，右边沿要和衬比齐，然后再将倒数第二张材料左边背面刷上胶水，贴在倒数第一页材料上面，位置向左上方错开，以不压字为原则，其余的以此类推，逐页贴于同一张纸上。
　　第四种方法是：梯形托补法。适用于页面较小一份数页且双面有字的材料。先将最后一页背面上沿或左沿刷上胶水贴在衬纸上，下沿和衬纸比齐，再给倒数第二页材料背面上沿刷上胶水，粘贴在倒数第一页材料上面，位置向上方错开，以此类推，逐页贴于同一张纸上。
修补用纸的选择：宣纸、白色打印纸、复印纸、云母原纸等。
　　③加边和包边
　　加边和包边是针对材料不够宽,装订线不标准，需重新加边的材料。对宽度不够的单页材料，采用左边加边的方法。一份多页的材料采用包边，粘合为一件的方法，不要把几份材料粘合在一起，以免补充材料时不易拆开。
　　④粘贴类角标签、编号
　　分类标签，是采用标准的黄色小三角，贴在每类材料的首页右上角，起着隔页纸的作用，贴标签时，如果哪类材料首页右上角有字无法贴时，可将1.5公分宽，5公分长的长条纸贴在三角标签的长直角边的背面，再将长条纸的另一边贴至这份材料的背面，将三角标签折至正面。三角标签就不会盖字了。
　　材料进行了分类排列后，对每份材料都需要编上类号、顺序号和页码，固定材料的位置。具体方法是：类号以类为单位编写，序号以每份材料为单位编写，类号和序号写在每份材料的右上角。如1-1、2-1…，四、九类材料的编号：4-1-1、9-1-1、9-1-2…。每个类别的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页；有封面的材料从封面开始编写；空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。
　　（4）目录登记
　　目录登记是在干部人事档案材料经过排列和加工之后，按照固定的栏目和要求逐份登记在目录上的工作。档案材料目录，排在每卷之首，它是档案内容的纲目和进行查阅的索引。
　　①编目录的要求
　　《干部人事档案整理工作细则》要求干部人事档案材料目录清楚。要达到这一要求，应做到以下几点：
　　第一，目录登记要清楚反映干部人事档案内容，这是指目录登记与实际材料要相符；有登记就要有被登记的材料，即不能错登也不能重登，更不能漏登。不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写，档案目录不能粘贴涂改。
　　新规定把“类号”改成了“序号”，把目录上的“材料制成时间”改成了“材料形成的时间”、删除了“份数”栏。
　　第二，使用微机登记目录。一是利用计算机打印目录。类号用汉字数字“一二三…十”，写在每一类的首行，二级分类的序号（一）至（四），顺序号用阿拉伯数字。
　　②目录登记方法
　　第一，材料名称的登记。一份材料登记一行，字数控制在14字以内。应采取客观记实的原则，材料原标题是什么，就登记什么，名称太长的适当缩减。缩减原则要突出材料的基本内容和基本特征。如证明材料，“xxx同志写的关于xxx同志社会关系的证明”，应缩减为“xxx的社会关系情况”，不能笼统写成“证明材料”。材料没有标题的，按照材料内容拟题，在原材料上用铅笔写上拟题名称。
　　第二，材料形成时间的登记。材料形成时间确认一般以材料落款标明的最后时间为准。填写材料形成时间有具体年月日的应当填写年、月、日，并一律用阿拉伯数字。如材料没有形成时间的，应尽量查清并注明。推算时间用铅笔注明，若实在查不清，在登记时，可空着不填。复制的档案材料的形成时间，以原件形成的时间为准，登记目录时打括号注明为复印件。作为证明材料的摘抄件，以摘抄时间或单位签署意见的时间为准。
　　第三，材料份数和页数的登记。干部人事档案在填写材料份数时，以每份完整的材料为一份（包括附件），复印件和原件一并存放，按一份计算，并在备注中注明含复印件。页数登记，采用图书编写法，每一面为一页，材料上有页码的如数登记。
　　第四，每一类之间空格的确定。登记目录时，每一类之间空格的确定，要做到既科学又合理，空格的作用是供增补新材料时用的，利用计算机打印目录一般可留4-5行。没有材料的类，也要按照要求把每一类的类号写上，留出适当空格。装订成册，装订档案是把经过鉴别、分类、排列、登记目录和技术加工之后的档案材料装订成卷。要将装订的材料逐份、逐项地与目录复查核对、看分类是否准确、目录和材料是否一致，排列顺序是否正确。
　　第五，“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附考察材料的干部任免审批表；复制件等情况也应注明。
　　（5）装订
　　档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、整齐、美观，不掉页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧空白边不够，要托裱出装订边，不能压字。档案如果太厚，应分两卷装订，分卷装订时，要保证同一类材料分在同一卷中。卷夹背脊应附标签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等，书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。
　　二、中组部干部数字档案采集软件安装要求
　　1.采集软件安装环境：
　　计算机：CPU2.4HZ以上，内存1G，空闲硬盘40G，有多个USB口，带刻录功能的光驱。

　　（注：硬盘空间大小要参考实际采集数据量大小，建议各单位尽量考虑到3年内增加的数据量。）
　　扫描仪：Twain工业标准接口，100米内安全辐射标准，要求符合所在单位的保密要求。
　　软件环境：操作系统Windows平台，推荐WindowsXP；
　　　　　　办公软件office2000或office2003必须独立单机运行，不得接入任何网络。