第二讲 干部人事档案材料收集

　　（一）干部人事档案材料收集归档的意义
　　干部人事档案材料收集工作，是干部人事档案管理各项工作中最重要的环节。只有及时和全面地收集干部人事档案的内容材料，形成比较完整地反映一个干部全貌的干部人事档案，干部人事工作才能全面历史地了解一个人。干部人事档案管理部门能否为干部人事工作提供优质服务，关键在于档案内容建设。因此，做好档案材料收集工作对组织上正确地使用好每个干部具有极为重要的意义。
　　1、是组织人事工作政策要求的具体体现。
　　2、是干部人事档案各项业务工作的首要基础。
　　3、是历史全面的反应干部面貌的现实需要。
　　（二）干部人事档案材料收集的要求
　　干部人事档案材料收集工作的基本要求是：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。
　　1、主动及时
　　干部人事档案材料一旦产生，就要求形成材料的单位在规定的时间内，把材料送到干部人事档案管理部门存档，不得积压或延误。在干部任免工作中如果组织人事部门内部协调机制不健全，干部科（处）室任免表送交不及时，本人提拔或到其他单位任职，但是最新的任免表没归档，那么就容易造成档案中提供的信息不准确。《收集归档规定》对归档时限的规定是，符合归档要求的材料，必须在接受之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。我们要注意的是，要随时收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。注意把握材料形成规律，比如换届、七一表彰、三八、十一、年终考核，工资套改等一些重要的会议后，会集中形成一批需要归档的材料，这之前就要和有关部门沟通，及时收集相关资料，避免工作被动和延误。
　　2、全面准确
　　“全面”主要是指干部人事档案材料收集的内容要齐全、完备。一是要将记载干部德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，使干部档案能反映干部本人的基本面貌。二是收集到的每份档案材料要齐全。系列材料要系统成套，特别是结论性材料、主要证据或者过程性关键材料，都必须全部收集、有头有尾；单份材料不缺页，无损坏。三是收集归档的材料数量要适当。凡正副本均要求收集的材料，需收集2份，不建副本的只需收集1份，既不要少也不要多。
　　“准确”是指干部人事档案材料的收集范围和材料内容要真实、可信。一是材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合干部客观实际。档案材料没有涂改造假，没有模棱两可的语言，没有与实际情况不符合的信息。二是归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、机关等自然情况应当和档案记载一致。凡经鉴别确认不真实的材料以及未经组织查证核实的材料，要清出处理。发现与档案记载不一致的归档材料，应当通知材料形成部门重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审核（或出具组织说明）并加盖公章。
　　3、保质保量
　　“保质”：（1）归档材料必须完整齐全、手续完备、不得掉页少份、缺头少尾或应签名盖章的没有签名盖章；必须属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案。（干部履历表没盖章，单位合并撤销，无法补的情况:应由合并后单位出具证明。）（2）归档材料必须是《收集归档规定》确定的归档范围内的材料。对无需归档或者重复多余的材料，应进行清理，清理出来有保存价值的材料，可转有关部门保存，组织不需要保存的，可退给本人，不宜退回本人的，应进行登记，经主管领导审批后销毁。错装他人材料的应剔除。（3）归档材料必须是办理完毕的正式材料。未办理完毕或未经查证核实的材料，无文件作者与时间的材料，应退回材料形成部门处理。（4）归档材料的手续要完备。凡规定由组织审查盖章的材料，须有组织印章；审（复）查结论、处分决定等应当与本人见面并由本人签字；本人见面后未签字的，由组织注明。（5）干部人事档案材料须统一使用16k或A4规格的办公用纸，文字必须是铅印、胶印、油印或蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水及复写纸书写。
　　“保量”指得是按规定的份数收集，归档材料一般不得用复印件。三种情况例外：一是各类证书、证件，二是全国统考科目成绩单；三是补充收集的历史久远的材料。用复印件存档的，须加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门的印章并标明复印日期。
　　4、“安全保密”
　　是指干部人事档案材料收集的过程中，不得丢失、损坏材料，不得泄露材料内容。
　　（三）收集归档工作纪律
　　（1）不准以任何借口涂改、伪造档案材料；
　　（2）不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档；
　　（3）不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档；
　　（4）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；
　　（5）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
　　对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
　　（四）干部人事档案材料的收集程序
　　1、向有关形成材料的单位发索要材料通知，提出材料收集的具体要求。
　　2、直接与形成材料的单位及部门联系，索要应归档的材料。
　　3、接收并检查核对收集来的材料。
　　4、对收集来的材料进行登记。
　　（五）干部人事档案材料的收集范围
　　1、履历材料：干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员的登记表等反映干部经历的材料。
　　2、自传材料：自传和属于自传性质的材料。
　　3.报告个人有关事项材料：领导干部报告个人事项材料（财产、住房、子女出国等）。本条为新增条目。
　　4、考察、考核形成的材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料、鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档），干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料，以及援疆、援藏，挂职锻炼考核材料。
　　和原规定相比，本条中增加了干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料，以及援疆、援藏、挂职锻炼考核材料，以更加全面的反映干部经历、政绩等情况。
　　5、审计材料：经济责任审计结果报告。
　　6、学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
　　与原《规定》相比，本条中增加了学历学位教育的种类，以适应学历学位类别多样化的发展趋势。此外，增加了高中毕业生登记表；研究生推免生登记表，专家推荐表，毕业证书、学位证书复印件，选拔留学生审查登记表等反映出国（境）学习或中外合作办学学习情况的材料，教育培训单位出具的学历学位认定、证明材料，国（境）外学历学位认证材料等材料。
　　7、培训材料: 为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
　　本条将培训相关材料从学历学位材料中独立出来，同时对须归档的培训学时加以限定，明确为两个月以上。
　　8、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。
　　9、评（聘）专业技术职称材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
　　10、反应科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
　　本条增加内容包括：当选为中国科学院、中国工程院院士，遴选博士生导师，被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才等资料；根据博士后工作的性质，将博士后的有关材料由学历学位材料条目调整到本条，并增加了博士后工作期满登记表、科研工作及个人表现评定材料等，以充实反映个人科研学术水平的材料。（博士后归档材料：1）全国博士后管委会出具的同意接受的函；2）博士后申请表；3)博士后研究人员期满登记表，归入4-3。）
　　注意：按照《关于加强中国科学院院士、中国工程院院士当选材料收集归档工作的通知》（组厅字[2009]47号）规定，2009年以后当选的两院院士，归档材料是《中国科学院院士登记表》或《中国工程院院士登记表》，而不再是院士当选通知。
　　11、政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
　　本条中增加了撤销原审查结论的材料。
　　12、更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
　　本条中增加了更改籍贯的材料、连续计算工龄审批材料。
　　13、党、团组织建设工作中形成的材料：
　　（1）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；
　　（2）中国共产主义青年团入团志愿书；
　　（3）加入或退出民主党派的材料。
　　本条新增了自行脱党和恢复组织生活（党籍）的有关材料，缓期登记的有关材料，以及退出民主党派的材料。此外，删除了团员登记表，离（退）团材料。
　　14、表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
　　本类不再对奖励一一列举，而是做概括性描述，同时对做出奖励决定的单位级别做了限定，明确为“县处级以上”；增加了撤销奖励的有关材料。
　　15、涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
　　本条增加了检察院不起诉决定书、法院裁定书、公安机关有关行政处理决定等材料。中办、国办2009年印发《关于实行党政领导干部问责的暂行规定》，规定对“党政领导干部实行问责，应当制作《党政领导干部问责决定书》……送达被问责的党政领导干部本人及其所在单位……组织人事部门应当及时将被问责的党政领导干部的有关问责材料归入其个人档案”，因此问责材料也应作为涉纪涉法设法材料收集归档。
　　16、招录和聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
　　本条新增选聘到村任职高校毕业生登记表及选调生登记表等材料。
　　 17、任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。
　　本条新增挂职锻炼有关材料、试用期满审批表、公务员登记表、公务员调任审批（备案）表等；授予（晋升）法官、检察官等级，海关关衔的材料。
　　18、辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
　　本条为新增条目，细化了辞职、辞退材料范围，增加了对责令辞职决定不服提出申诉和复议的材料以及罢免材料。
　　19、工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
　　本条增加了新增人员工资审批表，工资套改表，工资停发（恢复）通知单等材料。
　　20、出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
　　本条增加了对国外永久居留证、港澳永久居民身份证复印件的归档要求，删除了因公出国（境）人员备案表。
　　21、党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
　　本条增加了委员简历、委员当选通知等材料。要在继续收集代表登记表的同时，注意收集委员简历和当选通知，考察材料等。
　　22、健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊书，确定致残等级的材料。
　　23、治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
　　本条删除了悼词、遗书等。
　　24、干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。
　　本条为新增条目。
　　25、其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
　　本条对原概括性表述进行细化，详细列举了可以归档的毕业生就业报到证，派遣证，人事争议仲裁裁决书（调解书），再生育子女申请审批表，干部家庭社会关系情况表材料的名称。
　　（六）几个在平时工作中比较常见的几类材料是否归档问题：
　　1、体检表是否归档？
　　因公负伤或患有职业病及其他比较严重的疾病，可作为确定伤残等级、享受劳动保险待遇、办理提前离（退）休依据及因工作需要的体检表（比如高考体检登记表），应收集归档，其他一般性体检表可不收集归档。
　　2、干部参加各种学会、协会组织的登记表，是否收集归档？
　　干部参加各种学会、协会组织的登记材料，对组织上了解干部学识水平有一定的价值，因此应收集归档。
　　3、考试卷是否归档？
　　考试试卷不属于干部人事材料的归档范围，如过去已存入档案中，可抽出销毁。
　　4、离任审计考核材料是否收集归档？
　　离任审计考核材料，对了解和使用干部具有重要参考价值，所以此类材料应归入档案。由于审计考核材料较多，可选择结论性材料归入档案第三类，如因审计考核发现问题而受处分的，应连同处分材料一起归入档案第八类。
　　上述这些方法，只是较为常见的一般鉴别方法，实际工作中可能会遇到一些特殊的情况，应区别对待，做到具体问题具体分析。