第一讲 干部档案工作概论

　　一、干部档案概述               
　　1、什么是干部档案
　　干部档案是组织人事等有关部门按照党的干部政策，在录用、培训、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确地选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
　　干部档案内容的构成成份是干部档案材料，即：已经处理完毕的对考察、了解干部具有一定凭证、依据作用的文件材料。
　　2、干部档案的特点
　　（1）单一立卷。干部档案的立卷与其他档案立卷方式不同，干部档案是以单个人为一宗整理立卷的。这样一人一宗的系统的立卷方式，是与干部管理工作的实践相适应的。
　　（2）动态性。干部档案的动态性是指，干部个人的情况在不断变化，档案工作人员必须及时收集新形成的材料归档，以反映干部的全部情况；干部的职务与工作单位经常变动，档案人员必须及时转递档案，做到档随人走。
　　（3）机密性。干部档案涉及干部个人一生的经历及重大事件、个人的功过与家庭情况甚至生活隐私，并与国家、社会生活的方方面面相联系。因此，干部档案是保密的，只能由组织上掌握和保存，任何人都不得泄露档案内容或私自保存他人的档案材料。干部档案工作人员必须树立牢固的保密观念，建立严格的保密、保卫制度和提供利用制度。
　　3、干部档案的价值
　　对于档案的重要性，毛主席曾经讲过：“性命可能牺牲，档案文件是不能丢掉的。任何时候都要注意保护档案文件，因为它关系到人民的命运和前途。”小平同志要求，“要把那些比较好的、有培养前途的科技人员记下来，建立科技人员档案”。江泽民同志说过，“档案工作是各项事业发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的。”胡锦涛总书记指出，“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”
　　4.干部档案的重要作用
　　干部档案的重要作用包括以下几个方面：
　　（1）干部档案是考察和了解干部的重要依据。因为干部档案的内容客观地反映了个人的各方面的情况，是个人德、能、勤、绩、廉等情况的综合纪录。所以干部档案是组织人事部门全面地考察了解和正确选拔，使用干部的重要依据。
　　（2）干部档案是维护干部合法权益的可靠凭证。因为干部档案收存的材料形成于不同的时间，材料上留有组织公章，个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志。所以，干部档案能为落实政策、解决待遇、确认工作时间，编史修志等有关问题提供重要凭证。（《最高人民法院关于民事诉讼证据若干规定》的法释里明确指出，物证、档案的参考价值大于其它书证。）
　　（3）干部档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。我们目前的规定是，党委党组讨论干部前要审档，档案“三龄一历”如有问题，应暂缓讨论，山东的任前审核制度明确规定，“三龄一历”有问题，档案有涂改造假的，不予提名，这个做法得到了中组部的认可，很有可能全国推广。
　　（4）干部人事档案是研究组织工作规律的重要资料。干部人事档案记载和反映了个人在各个时期的思想发展以及工作和学习经历，特别是老一辈无产阶级革命家和老干部的档案，记载着他们的光辉业绩。这些对于研究历史人物历史事件，总结历史经验教训有着重要的参考价值。
通过看一个地区干部变动规律，还能发现本地区干部选拔工作的规律和特点。
　　（5）干部人事档案是党和国家的宝贵史料，也是垂训后世的宝贵财富。（中组部前段时间编制的《中共组织史词典》等三部书，就是查阅全国各地各级几千卷档案基础上收集资料编订而成的。）
　　5.干部档案发挥价值的前提
　　（1）干部档案材料要及时收集归档，特别是要注意将反映干部的职务任免、学历学位、家庭成员等最新变动情况收集归档。
　　（2）对收集来的干部档案材料要严格审核，确保档案材料来源真实可靠、内容真实准确。
　　（3）规范整理，使零散、杂乱的档案材料形成有机整体，能条理清楚的反应出干部的基本面貌和特征。
　　（4）把为干部人事工作提供优质高效的档案信息服务作为出发点和落脚点，充分借助现代信息技术手段，加强对档案信息的综合分析研究和开发利用。
　　（5）根据干部管理权限的划分，规范档案的归属和流向，严格干部人事档案流转。
　　二、干部档案工作简述
　　1、什么是干部档案工作？
　　干部档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，它是按照有关规定和原则，科学地管理干部档案，为党的干部人事工作服务的一种专业工作。
　　2、干部档案工作的主要内容？
　　（1）干部档案的管理工作。主要包括干部档案材料的收集、整理、保管、转递、统计、提供利用等日常业务工作和档案室的建设和管理。
　　（2）干部档案工作的制度建设。主要包括建立健全并贯彻执行干部档案工作的各项规章制度，它是科学地管理和有效地利用干部人事档案，维护党和国家的机密安全，有秩序地进行干部人事档案工作，实现干部人事档案工作规范、科学化和现代化管理的重要保证。
　　（3）干部人事档案工作队伍的建设。主要包括干部人事档案工作人员的配备和干部人事档案工作队伍的业务培训工作，它是做好干部人事档案工作的组织保证。
　　（4）干部人事档案工作的业务检查监督和指导。干部人事档案工作是一项专门业务，各级党委组织部门除做好自身的干部人事档案管理工作外，在业务上还要对同级和下级的干部人事档案工作负有检查监督和指导的责任。
　　三、干部人事档案工作的历史沿革
　　干部人事档案的形成随着客观条件的变化不断改进，经历了一个从零散、杂乱到完整、正规的过程。
　　商、周时代甲骨档案中的谱牒档案（记录王室活动和任命官职情况），可以看作人事档案的早期萌芽。
　　春秋战国时期，秦孝公采用商鞅变法，废除世袭世禄的用人制度，建立以军功论爵的人事制度，为人事档案的正式形成奠定了基础。
　　汉代产生了我国最早的人事档案。（汉代任用官吏，要对候选者财产、职业、身份、学历、年龄和籍贯进行一定的审查，这些就形成了相应的人事档案材料。）
　　唐代是我国人事档案的快速发展阶段，这一时期官员在应考、选官、考课、奖惩等活动中形成的档案材料，都要归档，由专门的机构集中保存起来，这种专门档案材料就是当时的人事档案，叫甲历，管理存放档案的机构叫甲库。甲库的建立，标志着我国古代人事档案开始从综合性档案中分离出来，步入相对独立发展的道路。
　　宋、元、明、清在人事档案和人事档案工作方面都各有发展，清代人事档案材料正式划分为履历材料、任免材料、科举中形成的人事档案材料、考核材料、政治历史、社会关系的审查和取证材料、奖惩材料、更改姓名、年龄的材料等几大类，初步建立了现代人事档案材料的框架。
　　民国时期，人事档案开始实行集中管理，以人为单位立卷。
　　中华人民共和国诞生后，党和国家十分重视干部人事档案工作，制定了一系列文件规定，使干部人事档案工作逐步走上了制度化、规范化，科学化的道路。建国至今，干部人事档案工作的发展先后经历了以下五个阶段：
　　（1）建党以来至1956年8月前
　　适应革命与建国初期形势需要，逐渐产生了党领导下的干部档案工作，党委组织部门或军队政治部门积累保存了反映干部政治身份、政治历史和工作表现的材料。
　　（2）1956年至十一届三中全会前
　　1956年，中组部召开了第一次全国干部档案工作座谈会，制定了我国第一部全国性的干部档案工作法规《干部档案管理工作暂行规定》，初步确立了人事档案工作的管理体制和组织体系，建立了档案材料收集补充、归档制度，我国干部档案工作开始向正规化迈进。
　　（3）十一届三中全会后至1990年第三次全国干部档案工作会议召开前
　　1980年，中组部召开了第二次全国干部档案工作座谈会，制定了《关于加强干部档案工作的意见》、《干部档案工作条例》等一系列文件。此后，在全国范围内布置填写了干部履历表，收集补充了大量档案材料；组织清理和处理了历次政治运动冤、假、错案中产生的材料，清理了“文化大革命”中形成的材料，维护了干部人事档案的真实性；干部人事档案的分类、整理等也开始有了规范、统一的要求。
　　（4）1990年至2005年
　　1990年中组部召开了第三次全国干部档案工作会议，制定了现行的《干部档案整理工作细则》。此后，中组部修订颁布了现行的《干部档案工作条例》，先后制定印发了两份干部人事档案材料收集归档的文件，以及《流动人员人事档案管理办法》等法规，建立起我国干部档案工作的基本制度框架。
这一时期还在全国范围内开展了干部人事档案工作目标管理，修订和组织填报了新的《干部履历表》，对县处级以上干部学历学位档案材料进行了清理检查。干部档案工作信息化建设也初见成效。2000年中组部组建信息管理中心，在全国范围内组织开展了干部人事档案审核整改工作。
　　（5）2005年至今
　　2005年11月，中组部召开了第四次全国干部档案工作会议，对做好新形势下的干部档案工作提出了明确要求，特别提出，要“把那些体现干部人事制度改革成果，反映干部德、能、勤、绩、廉等方面情况的材料及时收集归档，提升干部档案的利用价值。”根据会议要求，中组部于2009年7月，以中组发12号文件印发了新修订的《干部人事档案收集归档规定》。2010年1月27日，中组部专门召开全国组织系统信息化建设工作座谈会，明确提出要继续狠抓干部档案内容建设，把干部档案工作转变到充实完善档案内容、更好的为干部人事工作服务上来；要坚持不懈的狠抓干部档案审核整改工作，建立保证干部档案质量的长效机制；要会同有关部门，针对干部档案涂改造假等不正之风制定操作性更强的惩治办法，在公道正派的选人用人、防止干部“带病提拔”和“带病上岗”等方面，积极发挥干部档案的作用；要积极开展干部档案数字化工作，在组织系统全面推进干部档案信息化建设。
　　四、干部人事档案的保管与保护
　　干部人事档案的保管与保护就是根据党和国家有关档案保管、保密的法规和制度，按照干部人事档案管理和利用的要求，对档案进行安全、保密、保护和科学存放的活动。
　　（一）干部人事档案保管任务
　　干部人事档案保管工作的任务是：防止干部人事档案的损坏，延长干部人事档案的寿命。维护干部人事档案的完整与安全。要求是：集中统一管理，配备足够的库房、必要的设备和办公用具，建立严格的保管工作规章制度。
　　（二）干部人事档案保管原则
　　干部人事档案保管的原则是“安全保管、便于查找。”（《干部档案工作条例》中指出：“根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部人事档案应严密、科学地保管。”）
　　1.安全保密原则就是要求干部人事档案必须由县级以上的组织、人事部门统一保管，并配备必要的管档设备和设施，保证干部人事档案的安全保密。
　　2.便于查找原则就是方便利用原则。它要求干部人事档案的保管体制、条件、手段和方法都要有利于查找干部人事档案、提高工作效率，充分发挥干部人事档案的作用。根据以上原则，我们管档人员在工作中既要做到安全保密，又要做到方便利用。如果只强调安全保密，而不能做到方便利用，就无法发挥档案为党的事业和社会服务的作用；如果一味追求方便利用，而忽视安全保密，就会给党和国家及本人造成一定的影响和损失。
　　3.集中统一、分级管理原则。对干部人事档案的保管，必须实行专人、专柜、专库保管，不能分散和随便存放，严禁任何人私自保存。必须将所管范围的干部人事档案集中到干部人事档案库房（室）保管。按规定：“每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。”
　　4.六防原则即：防火、防潮、防盗、防光、防高温。
　　我们要不断改善保管条件，做好基础工作；开展调查研究，提高管理水平。按照档案工作科学化、现代化的要求，积极采用先进的设备和技术管理档案。利用计算机辅助做好档案名册管理、统计分析、检查核对、档案整理等日常事务，在实践中不断总结，使档案保管工作上升到新的高度。
　　四、强化服务效能，发挥干部人事档案作用
　　为干部人事工作服务，是干部人事档案工作的根本目的。档案工作者必须增强服务意识，拓宽服务领域，及时根据干部人事工作和其它中心工作的需要，主动参与，超前服务。
　　1、发挥干部档案的历史作用。干部档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，是做好干部工作不可缺少的基础材料。实际工作中经常会碰到年龄、工龄、学历和待遇等方面的问题，不少都比较棘手。管档部门要充分发挥档案的历史效能，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，对照政策，认真核对，及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手资料。
　　2、发挥干部档案在选用干部上的基础作用。选拔使用干部，关键是知人善任。干部档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，档案管理部门应及时维护更改干部信息，保证信息的真实可靠，并主动提供所需干部的个体情况，为领导准确选人用人提供重要的依据。有条件的还应主动向有关部门推荐优秀人才，把资料库变成人才信息库，把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。
　　3、发挥干部档案在干部管理工作上的作用。在日常工作中，干部档案的服务功能还体现在为干部个人提供历史公正的凭证上，完整的干部档案可以为干部工作出据历次任职凭证、工资变动凭证、社会关系凭证、党团关系凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等，为晋升工资、晋升职称、解决老干部待遇、机关机构改革等提供有价值的服务。
　　五、干部人事档案信息化建设
　　干部人事档案信息化，就是在组织人事部门的统一规划和组织下，在人事档案管理活动中应用现代信息技术、紧密结合实际，对人事档案信息资源进行整合、管理和提供利用，做好组织人事工作的基础保障。
　　1. 干部人事档案信息化建设意义
　　加强干部人事档案信息化建设，是人事档案工作应对科学技术飞速发展形势的必然选择。信息技术和信息产业的高速发展，给人事档案工作带来了挑战和机遇，我们应当抓住这一机遇，努力学习和运用先进的科学知识和技术手段，加快人事档案工作融入信息社会的步伐。
　　加强干部人事档案信息化建设，是深入开发人事档案信息资源的客观需要。干部人事档案作为一种信息资源，在发现、培养、选拔、考察、使用干部和为组织、人事工作服务方面发挥着重要作用。但由于各种因素的制约，其作用远没发挥出来。信息化建设的深入，先进科技的采用，利用方式的多样，可以拓宽人事档案信息资源开发利用领域，充分发挥人事档案的作用。
　　加强人事档案信息化建设，有利于解决传统管理模式下存在的突出问题。长时间以来，由于管理模式的内向性、封闭性，管理理念、方式、方法、技术手段的滞后性，档案材料的残缺、老化、失真等因素的影响，制约了人事档案功能的发挥。今后，随着人事档案信息化建设的持续发展，可以使人事档案工作跳出传统的管理模式，使档案室从收集保存档案的管理部门转变成主要业务为档案信息化建设、档案信息开发利用的服务部门，主要工作是致力于开发潜在档案信息资源，对档案信息进行深加工，从而能够提供优质、系统的档案信息综合服务，使人事档案工作的侧重点由重整理、保管转向收集、鉴别、利用和提供完善的信息服务上来。
　　加强干部人事档案信息化建设，是服务组织人事工作，服务发展的有效途径。干部人事档案是人事管理工作的基本信息依据，干部人事档案信息化建设，可以使档案部门使用现代化方法及时、迅速、准确的为人才管理、资源配置提供信息和数据，更好的为领导决策服务，为组织工作服务。
　　加强人事档案信息化建设，能够使档案人员更新服务观念，开拓工作思路。信息化建设是一个由档案实体管理向档案信息管理的过程，档案信息化建设的目标是深入开发档案信息资源，最大限度、最广泛、最快捷提供档案信息满足组织人事工作的需求。信息化建设使档案工作管理方式从手工管理向现代管理方式转变，将促使我们以新的思维和新的理念来思考档案管理的各个环节和工作程序的变化，使我们更积极地学习新技术和新的档案理论知识，提高自己的知识层次、工作能力，以适应信息化建设的需要。
　　2.干部人事档案信息化建设原则
　　规范性原则—人事档案信息化必须按照规定的通用标准、技术要求、制度规范、统一软件与文本格式等标准快速，有序进行。
　　安全性原则—为确保人事档案原件与信息内容的安全，人事档案管理部门必须加强管理，通过严格的规章制度，有效地监督措施，配以必要的技术有段，确保档案原件与信息的绝对安全。
　　效益性原则—人事档案信息化涉及面广，工作量大，耗时耗材，必须讲究效益。包括选择最优的工作方案、最佳的工作流程、最合理的技术手段、最适宜的加工设施等。
　　双轨制原则—今后一个相当长时期内，凡具有长远保存价值的电子人事文件，一定要有相应内容的纸质文件归档保存。实行电子文件和纸质文件归档的双轨制。
　　3.干部人事档案信息化的基本任务
　　干部人事档案信息化的基本任务包括：一是把电子干部人事文件完整、安全、规范的归档；二是根据单位或级别分类建立人事档案数据库，建立全文数据库和与目录数据库。三是把数字化的档案信息网络建设和维护好。
　　4.干部人事档案信息化建设现状
　　目前，中组部已经研发了《干部数字档案采集软件》，下一步会要求报送中管干部档案时，同时报送电子版档案。《干部数字档案采集软件》系统的实质是利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将干部档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片资料转变成数据资料，使干部档案数据化、信息化。这一档案的数据系统建成后，不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息，而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦干部基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入微机，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。下一步，省委组织部也将要求各单位报送省管干部档案时，同时报送电子版。（数字信息采集软件的安装要求，将在干部人事档案收集整理内容部分做讲解。）
　　省委组织部结合我省干部档案日常管理实际，历时一年多研发的《干部人事档案管理系统》目前正在试用阶段，该软件能够实现对档案和档案材料信息录入、转递、查（借）阅、分类统计等日常管理工作。待软件运行稳定后，将统一下发使用，促进干部档案管理的科学化、信息化、规范化、高效化。